留守番電話 メッセージ 例。 ビジネス英語の電話対応「かける」時の例文60選

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留守番電話 メッセージ 例

用件を録音してもらうことで、商業チャンスが発生する。 会社の営業時間を伝えることができる。 対応してもらえるという安心感を、相手に与えることができる。 いつまでも出ない電話を鳴らし続けた場合、居留守かもと思われることもあります。 それよりも留守番電話に繋がることで、相手に「不在」あるいは「営業時間外」ということが伝わりますよね。 その上で、メッセージを残してもらったり、折り返し連絡してもらうことも可能になります。 小さなやり取りですが、これだけでも 信頼できる会社という印象を生み出せるんです。 必要な情報をコンパクトに 留守番電話のメッセージは、限られた時間しか使うことができません。 そのため難しい言い回しは極力避け、 相手に伝えたい情報を簡単にまとめる必要があります。 留守番電話のメッセージに求められる情報は、次の2点。 電話に出られない理由• 対応可能な時間・緊急連絡先などの 「いつ連絡が取れるか」の情報 「電話に出られない理由」としてあげられるのが、例えば次のような内容になるでしょう。 営業時間外であるため• お昼休みなどで一時的に不在にしているため• お盆休みや年末年始などの長期休暇中であるため そして必要であれば、留守電メッセージの中で「次の情報を残してください」と伝えると、相手に親切ですね。 電話番号(必要な場合)• 用件 また、すぐに連絡をとる必要がある場合は、会社の緊急連絡先を入れるのも良いでしょう。 聞き取りやすい声ではっきりゆっくり いくら適切なメッセージであっても、聞き取りづらい音声だと意味がありません。 また早口でメッセージを入れてしまっては、相手が聞き取れない可能性も。 メッセージを録音するときは、 ややゆっくりとしたテンポではっきり話す意識を。 できれば会社の何人かで試してみて、一番聞き取りやすい声の方が録音すると安心です。 あわせて感じの良い声であると尚良いですね。 聞き取りやすい声なら男女問わないので、社員みんなで録音してみませんか? お電話ありがとうございます。 (会社名)です。 誠に恐れ入りますが、この時間は営業を終了いたしました。 お急ぎの方は発信音のあとに、お名前・お電話番号・ご用件をご伝言くださいませ。 後ほど担当者が、ご確認のお電話をいたします。 この度は、お電話ありがとうございました。 こちらのメッセージでは「営業」という言葉を使いましたが、「受付時間外となっております」という言い回しでも良いです。 業務に合わせて、ふさわしい言い方に変更しましょう。 メッセージが残せない場合 相手側がメッセージを残せないタイプの留守番電話だったり、あるいは長期休暇でメッセージを残しても聞くのが遅くなる場合。 この場合は連絡が付く時間帯や、緊急連絡先をメッセージに組み込むとより親切です。 お電話ありがとうございます。 (会社名)です。 お急ぎの方は、(緊急用電話番号)までお掛け直し頂きますよう、お願い申し上げます。 ) この度は、お電話ありがとうございました。 緊急連絡先には、担当者の携帯電話番号かメールアドレスが適切。 ただし年末年始やお盆などの長期休暇中の場合、担当者の負担にならないようにすることも大切です。 留守電は相手に伝わることが大切 会社へ電話を掛ける人は、ほとんどが用件があって電話をしています。 そこから商機がめぐることもあれば、問題点が見つかるきっかけになることも。 すぐに対応ができるのが一番ですが、できない時間もあります。 だからこそ応対できない時間にメッセージが残せる、留守番電話はしっかりと活用したいものですね。 出られないことを詫び、その上で連絡先やメッセージを残せることを簡潔に伝える。 聞き取りやすく感じの良い留守番電話のメッセージであれば、顧客や取引先にも好印象を与えることができます。 そうした 留守電設定の心がけも、会社を一歩前進させる大事なことではないでしょうか。

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会社の留守電が担う役割と注意点【例文あり】

留守番電話 メッセージ 例

ビジネスで電話をかける頻度は、Eメールの活用で各段に少なくなりましたが、それでも電話はビジネスに欠かせないツールです。 最近では、スカイプなどのオンライン通話も、電話と同様に使われていますね。 相手の反応がその場で分かり、それに応じてこちらの対応を変えられる電話は、仕事での急ぎの問題を、即座に、柔軟に解決するのに適しています。 ですが、ビジネスで英語でのコンタクトが必要なとき、英会話力の不安から、ついメールに頼りがちになってしまうという人も多いかもしれません。 今回は、まずは「ビジネスで電話をかける時」というテーマで、挨拶、自己紹介、用件を伝える、取次をお願いする時の英語フレーズや、担当者が不在の場合の対応、留守番電話へ吹き込むメッセージの英語例文などをご紹介していきます。 自分から電話をかけるのは、当然ながら用件や段取りが分かっており、事前に準備が出来るため、受ける時より比較的楽です。 まずは、電話をかける時の最初の滑り出しのフレーズを頭に入れて、電話での英語をモノにしていきましょう。 英語でビジネスの電話をかける時の注意点 ビジネスの電話は、友達同士の会話と違って楽しく時間を共有するものではなく、目的と、それに見合った時間を意識すべきです。 そのため、下記の各ポイントに注意しましょう。 準備する 電話をかける前に、要点(電話の目的、用件、質問すべき点など)をメモしておきましょう。 目的を伝える 自己紹介と簡単な挨拶を終えたら、最初に電話の目的を明確にさせましょう。 相手も、その目的に対して時間配分を考える事ができます。 相手の話をよく聞く 双方向のコミュニケーションを成立させましょう。 スカイプなど、オンライン通話など画像付きの場合は顔が見える分、反応を察知しやすいかもしれませんが、電話は、特に相手の反応に注意し、相手が返答や質問をできる時間を取る事を意識しましょう。 英語で目的を伝える事に夢中になって、独り言のようなコミュニケーションを取るのは禁物です。 時間を区切る 目的を果たし、お互い理解した事を確認できたら、手短に済ませましょう。 ビジネスで無駄に長い電話は禁物です。 も、併せてご参照下さい。 英語で電話をかけるときの挨拶や自己紹介の英語フレーズ さて、ビジネスでの電話についての注意点をおさらいしたところで、具体的な英語例文にはいります。 電話での第一声は、日本語であっても、結構緊張するものですが、きまったフレーズを頭に入れておくと、スマートに話し始めることができて、緊張も和らぎます。 英語で電話する際の挨拶 電話での最初の挨拶は、下記のようなものがあります。 Hello. (時間帯を問わず使えます) Good morning. (朝に電話する場合) Good afternoon. (お昼に電話する場合) Good evening. (夕方以降に電話する場合) 一連の流れにすると、こんな感じになります。 Hello, this is Ken Tanaka from ABC Corporation, This is my first time to call you. もしもし こちらはABC社の田中賢と申します。 初めてお電話差し上げます。 Smith. おはようございます、スミスさんに代わって、お電話しております。 もしもし、東京からお電話しております。 英語で電話する際の自己紹介 I am Ken Tanaka from Biz-Hint Corporation. This is Ken Tanaka from Biz-Hint Corporation. ビズヒントの田中ケンと申します。 Hello, my name is Ken. I am one of your customers. もしもし、御社とお取引させて頂いております、ケンです。 Hello, this is Ken Tanaka speaking. もしもし、田中ケンです。 Sato, my client, introduced your company to me. お取引させて頂いている佐藤様から御社をご紹介いただき、お電話いたしました。 電話を含めたビジネスシーンで重宝する、 も併せてご活用下さい。 英語で電話した際、用件を伝える 挨拶と自己紹介が済んだら、電話の目的を伝えましょう。 The reason for my call today is to see if it might be possible to change my appointment from Thursday the twentieth to the following week. 今日お電話させて頂いたのは、20日木曜のお約束を、翌週に変えて頂けないかと思いまして、ご連絡させて頂きました。 お電話させて頂きましたのは、用事が入ってしまいまして、火曜日にミーティングを持てなくなってしまった事をお知らせするためです。 ご不便をおかけして恐縮ですが、来週の他の日に変えて頂けないでしょうか。 新聞で拝見しました求人の件でお電話させて頂きました。 明日のお約束の件でお電話しました。 申し訳ないのですが、急な用事が入りまして、伺えなくなりました。 少し遅い時間に変更して頂けると良いのですが。 頂きましたご注文について、いくつか問題がございまして、ご連絡させて頂きました。 日本の関西空港から、ベトナムのホーチミンへの帰りにフライトについて、ご連絡しました。 This is Jack Johnson from ABC Company. ABC社のジャック・ジョンソンです。 ご注文のモノがお手元に届いたかどうか確認のためご連絡させて頂いております。 近く行われるカンファレンスに登録させて頂きたく、お電話致しました。 20日の木曜にお約束しているのですが、残念ながら伺えなくなってしまったので、ご連絡をさせて頂きました。 I would like to make a reservation please. 予約をするためにお電話しました。 御社の新製品について詳しくお伺いするため、電話させて頂きました。 では、英語での問い合わせ電話の話し出し、用件の切り出し方、終え方をテンプレート形式でご紹介しています。 英語で担当者への電話取り次ぎをお願いする 話をしたい担当者や、目的の部署に取り次いでもらうための、フレーズをご紹介します。 Can I speak to the head of the marketing department? 今度行われるセミナーの担当者の方とお話しをさせて頂きたいのですが。 Can I speak to Mr. Sato, please? May I speak to Mr. Sato, please? 佐藤様とお話しさせて頂けますか? I would like to speak to Mr. Sato please. I am trying to contact Mr. Sato. 佐藤様とお話ししたいのです。 Can I have extension 584, please? Could you put me through to extension number 584 please? Smith be in? Would Mr. Smith be available? スミスさんはいらっしゃいますか? 担当者が不在の場合、伝言を残す時に使える英語フレーズ 目的の相手や、担当者が不在の場合に、伝言を残したい時に使えるフレーズをご紹介します。 Could I leave a message? 私から電話があった旨、お伝え願えますか? Could you please tell him that I need to reschedule our meeting? 資料は出来ている旨、お伝え下さい。 明日ミーティングがあるとお伝え下さい。 担当者から折り返し電話が欲しい時に使える英語フレーズ 伝言ではなく、折り返しの電話をもらって直接話したい場合は、以下のようなフレーズが便利です。 Would you mind asking him to call me when he gets back in? お戻りになったら、お電話下さいようお伝え頂けますか? Would you mind letting him know that I called please? お電話した旨、伝えて頂けますか? Would you mind asking him to call me back? 折り返しお電話頂きたいとお伝え頂けますか? May I leave a message? Please ask him to call me when he returns. メッセージを残して良いですか?お戻りになったら、お電話下さいとお伝えください。 Please ask him to give me a call. 電話を下さるよう、お伝えください。 Please give him my name and number and ask him to call me back 名前と電話番号を伝えて、私に折り返しご連絡頂くようお伝えください。 担当者に電話して不在の時は、用件をメールで伝えるのも有効です。 も、併せてお読みください。 再度電話をかける場合の英語フレーズ 相手に手間をとらせず、こちらから再度電話したい場合は、下記の言い方があります。 Okay, thank you. 分かりました。 ありがとうございます。 私から後ほどお電話致します。 My boss or I will call him back today. 上司か私が今日おかけします。 情報を確認するための、英語フレーズ 電話でのやり取りは、聞き間違いを防ぐため、内容を確認することが多々あります。 下記の表現を使って、正確な情報を取るようにしましょう。 Could you repeat it please? Would you mind saying that again please? 少し大きな声でお話し頂けますか、よく聞こえません。 確認のため繰り返します Let me repeat that just to make sure. 確認のため、繰り返します。 Let me make sure that I understand what you are saying. Are you saying…? 正しく理解できているか確認させて下さい。 ~という事ですね? Let me repeat that back to you to make sure that I have it down correctly. 正しく書き留めているか確認するため、繰り返させて下さい。 Let me repeat that number back to you. お電話番号を繰り返します。 Did you say 555 Charles St.? 555 チャールズストリート とおっしゃいましたか? Did I get that right? Did you say 123 456? 123 456 で間違いないでしょうか? You said your name was John, right? (すみません、聞き取れませんでした。 もう一度)お名前のスペルを教えて頂けますか? の記事では、相手の英語が聞き取れなかった時や、意味を確認したい時など、電話での会話にも応用できる例文をたくさんご紹介しています。 電話を切る時に使える英語表現 電話を終える時にも、いろいろな表現方法があります。 Thank you for your help. Good bye. いろいろありがとうございました。 さようなら。 Well, I guess I better get going. Talk to you soon. そろそろ終えなくてはいけないようです。 それでは、また。 そろそろ、この辺で。 I have to let you go now. それでは、この辺で。 I have another call coming through. I better run. Thank you very much for your help. 別の電話が入ってしまいましたので、失礼します。 いろいろ、ありがとうございました。 すみません、他の電話が入ってしまいました。 ビジネスで、留守番電話にメッセージを残す時の英語例文 電話したものの、相手も、会社の人も出られず、留守番電話に繋がることもあります。 伝えるべき内容をきちんと整理して、手短に用件を伝えましょう。 (例1) Hello, this is Ken calling for Mr. John Smith. Could you please return my call as soon as possible? My number is 345-6890. Thank you. もしもし、ケンです。 ジョン・スミスさんにお電話しています。 出来るだけ早くお電話頂けますでしょうか?私の電話番号は、345-6890 です。 失礼いたします。 (例2) Hello John. もしもしジョンさん、診察室のケンです。 今月は健診の月です。 ご都合の良い時に、お電話下さい。 (例3) Hello, my name is Ken Tanaka. Could you ring me back? You can reach me at 123-456. Thanks a lot, bye. もしもし、田中ケンです。 今、午前9:00です。 ミーティングの準備が出来ているかどうか確認のため、お電話させて頂きました。 後程お電話頂けますか?私の番号は123-456です。 失礼します。 まとめ 電話で、即座に適切な返答をして、望ましい方向にビジネスを進める事、しかもそれを礼儀正しく、好感を得られるように進めるのは、大切なビジネススキルです。 何度となく電話やオンライン通話でそういう会話をするうちに、成熟した人間関係が築かれて、より大きなビジネスを進めていく土壌が出来ます。 ご紹介した例文を参考に、電話での英語コミュニケーションを積極的に活用して、ビジネスの武器にしてください。 電話を受ける時、留守電を受ける時のメッセージ、間違い電話や、電話(オンライン通話)での音声が聞き取り辛い時の対処法などについては、また別の記事にてご紹介させて頂きます。 ネイティブ講師による、では、この記事で述べたようなビジネスの場で使える英会話をトレーニングし、身に付けることができます。 もご用意しておりますので、ぜひ一度お試しください。 お読み頂きまして、ありがとうございました。 こんにちは。 アットイングリッシュ/@English グローバル人材開発室リーダー 新田洋子です。 こちらの編集を担当しております。 私達は、ネイティブ講師による、中級、上級者向けオンライン英会話スクールとして、おかげさまで1 4年間、皆さまと関わらせて頂いております。 本当にありがとうございます。 その感謝を込めて、このサイトと無料メルマガで、 英会話スクール運営で蓄積してきた、【ビジネス英語上達のヒント】をシェアさせて頂きます。 それに際し、以下の3つをご提供することをお約束します。 無料で学べる機会• 考える工夫、伝える技術• 学び合い、成長する仕組み 英語でのコミュニケーションを通して、ビジネスでのご活躍、人生が一歩進むようなお手伝いをさせていただければと願っております。 仕事での英語(スピーキング)に お困りの方へ このサイトとメルマガは、流暢に英語を話すのには不可欠な、知識のインプットを担っています。 実際に喋れるように練習したいとお考えの方は、弊社サイトを訪れてみてください。 ネイティブ講師の、 中級、上級者向けオンライン英会話 アットイングリッシュ/ English (無料体験レッスンも用意しています).

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ビジネス英語の電話対応「かける」時の例文60選

留守番電話 メッセージ 例

大きな会社や企業の電話窓口での、営業時間外の留守電設定は必ず設定されています。 しかし、小規模の会社では、留守電設定をしていない所も多くあります。 理由は、「営業時間が終わっているから」「直接やり取りすべき内容が多く、留守電では意味がないため」などです。 しかし留守電は業務の承りよりも、会社の窓口としての役割を担うべきでしょう。 留守電があれば営業時間の把握、丁寧さや礼儀の印象、掛け間違いの防ぎなどの利点があります。 やはり、留守電を設定して案内している会社というものは、顧客からして好印象に映るのです。 留守電からすでに接客が始まっている 会社の留守電が、電話機に元からある既存の留守電メッセージの例文だったとします。 「ピーっとなったらご用件をお話しください」のような例文です。 これでは、家庭用と変わりません。 会社や公共の場であるなら、紹介や説明、案内を含めた例文を設定するようにしましょう。 そうする事で、問合せをしてきて留守でがっかりした顧客に、謝罪と案内という不足ない接客が出来るのです。 営業時間外における会社の留守電例文 「お電話誠に有難うございます。 でございます。 留守電は会社の窓口としての役割を果たすので例文を参考に分かりやすく案内する 会社の留守電の役割と注意点についてみていきました。 会社の留守電に例文を吹き込む時、いくら内容がそろっていても、声が小さかったり投げやりだったりすると、聞いた側に悪い印象を与えます。 耳から伝わる情報は、とても大きな意味を作るのです。 ゆっくりはっきりと、丁寧に分かり易く、実際に目の前の顧客に説明している心算で例文を吹き込む事で、声という形で丁寧な接客態度が伝わるでしょう。

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