請求書 郵送 マナー。 請求書送付時の送付状の内容と書き方|個人・文例とテンプレート

請求書を送るメールの書き方と例文・請求書データへの印鑑の必要性

請求書 郵送 マナー

フリーランスになって、最初に困ることの一つが請求書の送付です。 デジタルでも郵便でも、守らなければいけないマナーがいくつかあります。 どうやって送付するの?送付状には何を書けばいいの?請求書でお困りの方に向け、請求書の送り方について徹底解説します。 請求書の送りかた まずは請求書を送付する手段とその方法についてみていきましょう。 郵送 最もオーソドックスな送付方法が郵送です。 請求書は郵便物の中でも「信書」に当たるため、宅急便などで送ることは原則できません。 信書とは、送った側が受け取る側に対し、「このような事実がありました」と通知するための書類のことです。 必ず定形郵便などで送付し、請求の事実があいまいにならないようにしましょう。 FAX FAXでの送付は、基本的に顧客側に求められたときのみ利用する方法です。 郵送では請求書が間に合わないときなどに利用します。 データ送信 エクセル等で作った請求書をPDF化し、メールで送信する方法もあります。 自社側でメール送信が義務付けられている場合には、必ず顧客から了承を得ましょう。 顧客側から求められた場合には、上記の方法で送付しましょう。 【おすすめ】 請求書の発行だけではない!クレジットカード決済を利用した自動集金・債権管理・テレワーク対応などにも対応できる請求管理クラウドです。 送付状とは 請求書を送付するときには、送付状もつけておきましょう。 送付状とは、郵便またはFAXで書類を送る際につける文書のことを言います。 送付状は、本来であれば手渡しすべき文書を送付で済ませるため、文書であいさつをする、「確かに送付した」ことを通知する、請求書に入りきらなかった情報を補足する、これら3つの役割を持っています。 社会人として最低限のマナーですので、しっかり覚えておきましょう。 以下例文を掲載しますので、参考にしてみてください。 平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。 下記の通り、請求書を同封致しましたので、ご査収の上ご手配を賜りますよう、よろしくお願い致します。 右寄せ 敬具 添付書類の内容を記載 記 請求書1枚 以上 FAXで請求書を送付するとき FAXの場合には、FAX送信票を利用しましょう。 会社で用意しているFAX送信票の備考欄に、郵便利用時の送付状の例文と同じ内容を書き込みます。 タイトルだけ、「FAX送付のご案内」と変更してください。 メールで請求書を送信するとき メールで請求書を送信するときには、郵便やFAXとは異なるマナーがあります。 まずは「件名」にま「〇月分請求書送付のご案内」と、どのような用件のメールなのか記載します。 本文は以下のようにしましょう。 「プロジェクトや納品物の名称」の件について、請求書を添付にて送付させていただきます。 ご査収の上、請求書記載口座まで〇月〇日までにお振込みいただきますようお願い申し上げます。 今後ともよろしくお願いいたします。 請求書送付時に気をつけたいこと 最後に、請求書を送付する上での注意点についてみていきましょう。 送り間違いがないように徹底確認! 請求書を送付する上で、最も恐ろしいのが請求書の送り間違いです。 あて名はA社なのに、中身はB社の請求書、なんていうことがないよう、封筒に請求書を入れた後、すぐには封をせず何度か確認しましょう。 封筒の選び方 郵送の際、封筒は長形3号がいいでしょう。 A4用紙を三つ折りしてちょうど収まるサイズがこの封筒サイズです。 封筒の色は茶と白どちらでも大丈夫です。 書類のたたみ方 請求書も送付状も、A4用紙で3つ折りにして封筒に入れましょう。 まずは用紙の長い辺を上に持ち、書類が3等分になるように軽く折り目を付けます。 その後、書類のタイトルが上に来るよう、下を折り、最後にタイトル部分を折ります。 これで3つ折りの完成です。 封筒に入れるときには、タイトルが書かれた便箋の端が右上に来るようにします。 あて名や請求書在中の書き方 あて名は縦書き、横書きどちらでも構いません。 「請求書在中」は、その他のダイレクトメールに紛れ込まないようにわかりやすい場所に書きましょう。 まとめ 請求書の送付には様々なルールがあり、一見簡単そうな送付作業も実はかなり面倒なものです。 テンプレートを作っていても結局手入力しなければいけませんし、郵送するための作業も細かく疲れてしまいます。 請求処理を少しでも楽にしたいのであれば、クラウド請求管理サービスの導入をおすすめします。 より質のいい請求サービスを選びましょう。

次の

A4用紙を三つ折りにきれいに折る方法!マナーと封筒への入れ方も解説!

請求書 郵送 マナー

このページの目次• 請求書を送るにあたり準備するもの まずは長形3号の封筒を用意します。 長形3号の封筒ですと、A4サイズの用紙を3つ折りにした状態でちょうど入る大きさになります。 予め封をするためのノリやテープ等がついているものや、 宛先のところが窓あきになっているものを用いるのもいいでしょう。 窓付きの場合は、請求書を封筒に入れて相手の住所、氏名が見えるか確認する必要があります。 中身が透けにくいように二重になっているものや、裏地に模様がついているものがいいです。 封筒の表面に 「請求書在中」と手書きしてもいいですが、スタンプを用意すると便利ですね。 スタンプは100円ショップでも買うことができます。 封筒の表面の宛名記入の仕方はどうすればいい? 封筒の宛名記入の仕方ですが、 郵便番号は、 郵便番号を記入するための枠のあるものはその中にきちんと記入します。 番号枠の無いものは封筒の上部に数字で記入してください。 住所ですが、 郵便番号を記入したした欄から約一文字分のスペースを空けて、送付先の住所を書き始めます。 その際には都道府県名から記入しましょう。 現在であれば郵便番号さえきちんと記入されていれば、都道府県名や市区町村までの記入は省いても配達はしてもらえます。 しかし、受け取る側の印象からしましても、 省かずにきちんと書かれていますと印象はいいです。 送付先の 会社名ですが、 住所より一文字下げて書き始めるといいです。 その際、会社名は正式名称で書き、(株)や(有)なども省略せずにきちんと書いてください。 また、会社名の下に「御中」などは書く必要はありません。 そして、会社名と並ぶように、 役職名を書き、個人名に 「様」を付けて書きます。 この場合、会社名より一回り大きな文字で書くようにしてください。 個人名がわからない場合には、部署名を書きその下に「ご担当者様」と書くこともできます。 そして最後に 「請求書在中」と手書きするか、スタンプを押します。 スポンサーリンク 封筒の裏面への記入の仕方 裏面の差出人の書き方ですが、 その書く位置ですが、 郵便番号枠がない場合は、 郵便番号を住所の上の部分に正しく数字で書きます。 そして、全体に封筒の左側に寄せて書くようにしてください。 最後に封筒の左端の上部に、送付日である年号や月日を書きます。 封筒の裏面に郵便番号枠の有るものはその中に番号を記入し、 郵便番号の下側に住所、氏名を書いてください。 郵便番号枠が封筒の下部にある場合は、その上側に住所、氏名を書きます。 つまり、 郵便番号枠の有るものは、その下側か上側に住所・氏名を書きますが、 郵便番号枠の無いものは封筒の左側に寄せて書くといいわけです。 書留はだめ!?請求書は普通郵便で送ると良い 請求書の送付の際、普通郵便で送るのが一般的と言えます。 もし、書留などのように対面受け取りの方法で送りますと、 送付先の相手の都合によりましては、受け取るのが難しくなる場合があります。 また注意点として、 請求書は 「信書」に該当します。 なので、普通郵便以外の方法で郵送する場合には送付方法の諸条件を確認しておくことも必要です。 信書を送ることができない郵便サービス• ゆうパック• ゆうメール• ゆうパケット• クリックポスト スポンサーリンク まとめとして 請求書を郵送で送る方法についてお話ししました。 封筒は、A4サイズの請求書を3つ折りにして、ぴったり入る長形3号の封筒を使用するといいということでした。 できれば封をするためのノリやテープなどがついていて、あて名のところが窓あきになっているものもいいです。 また、中身が透けないものを選ぶようにしましょう。 郵便番号はもちろんですが、住所も都道府県からきちんと書くようにしましょう。 会社名や部署名、担当者名等もしっかり書いてください。 そして、請求書を送る際には書留などのような方法ではなく、 普通郵便で送るのが一般的ということでした。

次の

これだけ押さえればOK!見積書・請求書在中の封筒の書き方

請求書 郵送 マナー

請求書の送付にはワンクリックで簡単に送付が完了する「Misoca」がおすすめですよ!メール送付だけでなく郵送もあっという間に完了します。 請求書の送付先に誤りがないか 上記二点を確認したら、請求書の送付する準備を始めていきましょう。 請求書を送付する方法 請求書の送り方は下記の3つの方法が一般的です。 郵送する• FAXで送る• PDFをメールで送る 請求書を郵送する 請求書は信書となりますので、宅急便ではなく郵送しましょう• 「請求書在中」と記載(スタンプもしくは手書き)• 82円切手を貼る• 投函 FAXで送る 請求書のFAX送付は取引先との了承がとれていれば問題ありませんが、FAXの性質上、紛失しやすいため、急ぎの対応時にFAX送付し、後日郵送が丁寧です。 FAX送信• 確認の電話 請求書をFAXで送付した旨を電話で取引先に伝えてあげると丁寧です。 PDFをメールで送る メール送付に関してもFAXと同様、取引先に了承をとってから行いましょう。 メール送付時にはファイルのバージョンなどによって開けない場合があるかもしれませんので確認しましょう。 また経理書類の場合、CCに入れてほしいアドレスなどが異なる場合がございますので確認しておくと丁寧です。 宛先を確認 CCも確認• PDFを添付• 送付の連絡 メールで送付した旨を取引先に伝えてあげましょう。 請求書の送り方まとめ お金に関わる請求書はとても重要な書類です。 送ったことをしっかり相手に伝えるようにしましょう。 請求書の送付には請求書サービスが便利 請求書を送るには請求書サービスの利用が便利です。 メール送付や郵送がワンクリックでできる請求書サービス「Misoca」はずっと無料で使えるのでおすすめです。

次の